Datenschutzerklärung

Stand: März 2026 · Entwurf — Inhalt wird vor Launch finalisiert.

§ 1 Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung auf dieser Website und innerhalb der Clara Software ist:

B2B Workflow Solutions
E-Mail: clara.b2bworkflowsolutions@gmail.com

§ 2 Arten der verarbeiteten Daten

• Bestandsdaten: Name, Firma, Anschrift, E-Mail-Adresse, Telefonnummer
• Nutzungsdaten: Zugriffszeiten, besuchte Seiten, IP-Adressen
• Inhaltsdaten: E-Mail-Inhalte, Dokumenteninhalte, Bestelldaten (innerhalb der Software)
• Zahlungsdaten: Kontodaten, Rechnungsadressen (über Drittanbieter Stripe)

§ 3 Zweck der Datenverarbeitung

• Bereitstellung und Betrieb der Clara Software (Vertragserfüllung, Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)
• KI-gestützte Verarbeitung von Geschäftsdokumenten und E-Mails
• Kundenkommunikation und Support
• Abrechnung und Zahlungsabwicklung

§ 4 KI-Verarbeitung und Drittanbieter

(1) Clara nutzt KI-Modelle von Drittanbietern (derzeit OpenAI), um E-Mails zu analysieren, Daten zu extrahieren und Vorschläge zu generieren. Dabei werden Inhaltsdaten verschlüsselt an die API des Anbieters übertragen.

(2) Die übertragenen Daten werden vom KI-Anbieter gemäß dessen Datenschutzrichtlinien verarbeitet und nicht zum Training der Modelle verwendet (Zero-Data-Retention, API-Nutzung mit Opt-Out).

(3) Der Anbieter hat mit den relevanten Drittanbietern Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen.

§ 5 Hosting und Datenspeicherung

(1) Die Clara Software wird auf Servern in der Europäischen Union gehostet (Region eu-central-1, Frankfurt). Jeder Kunde erhält einen physisch isolierten Workspace (Managed Single-Tenant Architektur).

(2) Regelmäßige verschlüsselte Backups werden automatisch erstellt.

§ 6 Cookies

(1) Diese Website verwendet nur technisch notwendige Cookies für die Authentifizierung und Session-Verwaltung.

(2) Es werden keine Tracking-Cookies oder Analyse-Tools von Drittanbietern eingesetzt.

§ 7 Rechte der Betroffenen

Sie haben das Recht auf:

• Auskunft über die verarbeiteten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung Ihrer Daten (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich bitte an: clara.b2bworkflowsolutions@gmail.com

§ 8 Aufbewahrungsfristen

Bei Vertragsbeendigung werden alle Kundendaten innerhalb von 30 Tagen unwiderruflich gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.